Este miércoles el Tribunal Electoral del Estado de México (TEEM) y el Instituto Electoral del Estado de México (IEEM) firmaron un convenio en materia de archivo y gestión documental para establecer una debida coordinación, custodia, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos del TEEM que serán digitalizados.
La magistrada presidenta del Tribunal Electoral del Estado de México (TEEM), Leticia Victoria Tavira, refirió que de acuerdo con la ley deben tener archivos digitalizados y en orden para tener la información en forma expedita, y como el IEEM tiene una tecnología impresionante, los apoyará en esa tarea.
Refirió que tienen documentos desde hace unos 26 años, pero depurarán cuáles se digitalizan y en unos seis o siete meses podrían tener listo su archivo, pero no requerirán un espacio adicional, pues ya cuentan con un lugar físico.
En junio del 2018 fue publicada la Ley General de Archivos y entró en vigor en junio del 2019, la cual considera como sujetos obligados a los órganos autónomos y obliga a la conservación, administración y preservación de archivos.
En noviembre del 2020 se publicó la Ley de Archivos del Estado de México y Municipios, y ahí se señala que los sujetos obligados deberán producir, registrar y presevar sus documentos y evitar que sean sustraídos o dañados.
El pleno del Tribunal Electoral del Estado de México (TEEM) ya creó una coordinación de archivos y con el convenio tendrán un sistema de registro para que las y los responsables puedan llevar a cabo el debido registro y conservación.
Amalia Pulido Gómez, presidenta del Instituto Electoral del Estado de México (IEEM), destacó que el sistema de gestión de esa institución ha implicado un avance en la forma de administrar los documentos y transitar a un sistema de archivos con mayor funcionalidad.
El sistema de gestión documental, precisó, tiene como objetivo permitir la gestión de documentos, a través de herramientas tecnológicas, y hasta el seis de enero del 2020 ha dado seguimiento a 128 mil documentos de trámite, 94 mil de conocimiento y 104 mil de salida, que suman 327 mil documentos electrónicos registrados y siete mil expedientes alojados en el sistema.
Su sistema, dijo, se puede visualizar desde cualquier dispositivo.
La magistrada presidenta del Tribunal Electoral del Estado de México (TEEM), Leticia Victoria Tavira, señaló que se enriquecerá la profesionalización del archivo de ese tribunal, pues ante la gran cantidad de información que se genera requieren modelos de gestión documental que garanticen la organización, conservación disponibilidad y localización expedita de su acervo.
Por ello, con el apoyo del instituto electoral implementarán el sistema institucional de archivos, el cual será un avance en la cultura archivística y requerirá capacitación del personal, por lo cual ya han agendado algunos cursos.
Los sistemas institucionales de archivos, advirtió, deben permitir enfrentar retos y hacer viables los objetivos en materia archivística. Con él, habrá la posibilidad de disminuir tiempos de respuesta a las solicitudes de información de la ciudadanía.
